A. Pengarsipan Dokumen Transaksi
Bukti transaksi merupakan arsip yang penting bagi
perusahaan. Oleh karena itu, penyimpanannya harus tertib agar mudah dicari
apabila dibutuhkan dan agar tidak mudah rusak. Cara penyimpanan bukti transaksi yang baik adalah sebagai berikut :
1.
Kelompokkan
jenis bukti transaksi
2. Urutkan
tanggal transaksi. Mulailah dari tanggal yang termuda/nomor dikeluarkannya
bukti transaksi.
3. Apabila
transaksi sering terjadi, pisahkan berdasarkan nama.
4. Simpalanlah
bukti-bukti tersebut dalam map, dan tulis judulnya pada halaman sampul untuk
memudahkan dalam mencarinya.
5.
Simpan
map tersebut dalam lemari arsip (filling
cabinet)atau rak penyortir
6. Bukti
transaksi yang sudah tidak digunakan lagi dapat dipindahkan ke gudang arsip
atau secara berangsur-angsur dimusnahkan.
B.
Peralatan Pendukung Penyimpanan
Bukti Transaksi
Berikut ini adalah peralatan yang membantu dalam pengelompokan dan
penyimpanan bukti transaksi :
1.
Mesin Penjilid
Mesin penjilid ini digunakan untuk menjilid dokumen
Mesin penjilid ini digunakan untuk menjilid dokumen
2.
Stapler (hecht machine stapler)
Alat ini tediri dari penjepret (stapler) dan pembuka isi stapler
Alat ini tediri dari penjepret (stapler) dan pembuka isi stapler
3.
Pelubang Kertas ( punched card machine/perforator)
Pelubang kertas digunakan untuk melubangi pinggiran kertas agar dapat dimasukan dalam map snelhecter
Pelubang kertas digunakan untuk melubangi pinggiran kertas agar dapat dimasukan dalam map snelhecter
4.
Mesin pemotong kertas (paper cuter/guillotine)
Mesin ini digunakan untuk memotong kertas sesuai dengan ukuran yang kita inginkan
Mesin ini digunakan untuk memotong kertas sesuai dengan ukuran yang kita inginkan
5.
Mesin penghancur dokumen (shredden)
6.
Lemari arsip (filling cabinet)
Yaitu tempat meyimpan surat yang terdiri dari laci-laci secukupnya.
Yaitu tempat meyimpan surat yang terdiri dari laci-laci secukupnya.
7.
Rak penyortir
Yaitu tempat arsip-arsip yang disortir sebelum dimasukan ke dalam folder masing-masing
Yaitu tempat arsip-arsip yang disortir sebelum dimasukan ke dalam folder masing-masing
C.
Teknik Penyimpanan Bukti
Transaksi
Teknik penyimpanan bukti transaksi yang dapat dilakukan adalah :
1.
Sistem abjad (alphabetic system)
Yaitu sistem penyimpanan dokumen dan penemuan kembali berdasarkan abjad
Yaitu sistem penyimpanan dokumen dan penemuan kembali berdasarkan abjad
2.
Sistem tanggal (chronological system)
Yaitu sisitem penyimpanan dokumen dan penemuan kembali berdasarkan hari, tanggal, bulan dan waktu.
Yaitu sisitem penyimpanan dokumen dan penemuan kembali berdasarkan hari, tanggal, bulan dan waktu.
3.
Sistem nomor (numeric system)
Yaitu sistem penyimpanan dokumen dan penemuan kembali berdasarkan nomor atau angka
Yaitu sistem penyimpanan dokumen dan penemuan kembali berdasarkan nomor atau angka
4.
Sistem wilayah (geographic system)
Yaitu sistem penyimpanan dokumen dan penemuan kembali berdasarkan wilayah atau daerah.
Yaitu sistem penyimpanan dokumen dan penemuan kembali berdasarkan wilayah atau daerah.
D. Pengelompokkan Bukti Transaksi
Pada bagian akuntansi bukti transaksi yan g sudah
dicatat diarsipkan dengan pengelompokkan sebagai berikut.
1. Kelompok dokumen penjualan kredit untuk arsip
faktur penjualan
2. Kelompok dokumen pembelian kredit untuk arsip
faktur pembelian
3. Kelompok dokumen penerimaan kas untuk arsip bukti
transaksi penerimaan kas
4. Kelompok dokumen pengeluaran kas untuk arsip
bukti transaksi pengeluaran kas
5. Kelompok dokumen memorial untuk arsip bukti
transaksi lainnya
Sumber : Hendri Soemantri, 2007:42
Soal dan
jawaban
Soal
- Bagaimana cara menyimpan
bukti transksi yang baik?
- Sebutkan apa saja peralatan
yang medukung penyimpanan bukti transaksi? Jelaskan !
- Jelaskan apa perbedaan
sistem tanggal dengan sistem nomor ?
- Jelaskan cara pengelompokkan
bukti transaksi yang sudah tercatat?
- Seorang pegawai baru yang
ditugasi pekerjaan dibidang akuntansi yang berhubungan dengan pencatatan
transaksi perlu mengenal dan memahami lebih dahulu prosedur terjadinya
setiap transaksi yng biasa dilakukan perusahaan temapat bekerja. Bagaimana
tanggapan Anda atas pernyataan tersebut, setuju atau tidak? Jelaskan
alasannya!
Jawaban
1.
Cara menyimpan bukti transaksi
yang baik yaitu:
a.
Kelompokkan
jenis bukti transaksi
b.
Urutkan
tanggal transaksi. Mulailah dari tanggal yang termuda/nomor dikeluarkannya
bukti transaksi.
c.
Apabila
transaksi sering terjadi, pisahkan berdasarkan nama.
d.
Simpalanlah
bukti-bukti tersebut dalam map, dan tulis judulnya pada halaman sampul untuk
memudahkan dalam mencarinya.
e.
Simpan
map tersebut dalam lemari arsip (filling
cabinet)atau rak penyortir
f.
Bukti
transaksi yang sudah tidak digunakan lagi dapat dipindahkan ke gudang arsip
atau secara berangsur-angsur dimusnahkan.
2.
Peralatan yang mendukung
penyimpanan bukti transaksi
a.
Mesin
Penjilid
Mesin penjilid ini digunakan untuk menjilid dokumen
Mesin penjilid ini digunakan untuk menjilid dokumen
b.
Stapler
(hecht machine stapler)
Alat ini tediri dari penjepret (stapler) dan pembuka isi stapler
Alat ini tediri dari penjepret (stapler) dan pembuka isi stapler
c.
Pelubang
Kertas ( punched card machine/perforator)
Pelubang kertas digunakan untuk melubangi pinggiran kertas agar dapat dimasukan dalam map snelhecter.
Pelubang kertas digunakan untuk melubangi pinggiran kertas agar dapat dimasukan dalam map snelhecter.
d.
Mesin
pemotong kertas (paper cuter/guillotine)
Mesin ini digunakan untuk memotong kertas sesuai dengan ukuran yang kita inginkan.
Mesin ini digunakan untuk memotong kertas sesuai dengan ukuran yang kita inginkan.
e.
Mesin
penghancur dokumen (shredden).
f.
Lemari
arsip (filling cabinet)
Yaitu tempat meyimpan surat yang terdiri dari laci-laci secukupnya.
Yaitu tempat meyimpan surat yang terdiri dari laci-laci secukupnya.
g.
Rak
penyortir
Yaitu tempat arsip-arsip yang disortir sebelum dimasukan ke dalam folder masing-masing
Yaitu tempat arsip-arsip yang disortir sebelum dimasukan ke dalam folder masing-masing
3.
Sistem
tanggal (chronological system) yaitu sisitem penyimpanan dokumen dan penemuan kembali berdasarkan hari,
tanggal, bulan dan waktu sedangkan Sistem
nomor (numeric system) yaitu
sistem penyimpanan dokumen dan penemuan kembali berdasarkan nomor atau angka.
4.
Pengelompokkan bukti transaksi
yang sudah tercatat
a.
Kelompok
dokumen penjualan kredit untuk arsip faktur penjualan
b.
Kelompok
dokumen pembelian kredit untuk arsip faktur pembelian
c.
Kelompok
dokumen penerimaan kas untuk arsip bukti transaksi penerimaan kas
d.
Kelompok
dokumen pengeluaran kas untuk arsip bukti transaksi pengeluaran kas
e.
Kelompok
dokumen memorial untuk arsip bukti transaksi lainnya
sangat bermanfaat, terima kasih banyak atas postingannya.
BalasHapusTerima kasih banyak atas kunjungannya
Hapusuntuk buku nya bisa di lihat dari buku siapa ya untuk pengarsipan dokumennya
BalasHapusBuku modul akuntansi karangan Dwi Harti mbak.
HapusTerimakasih kak... sangat bermanfaat...
BalasHapusSama sama Terima kasih atas kunjungannya
HapusTerima kasih ka
BalasHapusTerimakasih info yang sangat bagus
BalasHapus