Cara Mengarsipkan Dokumen Transaksi

A.  Pengarsipan Dokumen Transaksi

Bukti transaksi merupakan arsip yang penting bagi perusahaan. Oleh karena itu, penyimpanannya harus tertib agar mudah dicari apabila dibutuhkan dan agar tidak mudah rusak. Cara penyimpanan bukti transaksi yang baik adalah sebagai berikut :

1.      Kelompokkan jenis bukti transaksi

2.     Urutkan tanggal transaksi. Mulailah dari tanggal yang termuda/nomor dikeluarkannya bukti transaksi.

3.      Apabila transaksi sering terjadi, pisahkan berdasarkan nama.

4.    Simpalanlah bukti-bukti tersebut dalam map, dan tulis judulnya pada halaman sampul untuk memudahkan dalam mencarinya.

5.      Simpan map tersebut dalam lemari arsip (filling cabinet)atau rak penyortir

6.   Bukti transaksi yang sudah tidak digunakan lagi dapat dipindahkan ke gudang arsip atau secara berangsur-angsur dimusnahkan.

B.  Peralatan Pendukung Penyimpanan Bukti Transaksi

Berikut ini adalah peralatan yang membantu dalam pengelompokan dan penyimpanan bukti transaksi :

1.      Mesin Penjilid
Mesin penjilid ini digunakan untuk menjilid dokumen

2.      Stapler (hecht machine stapler)
Alat ini tediri dari penjepret (stapler) dan pembuka isi stapler

3.      Pelubang Kertas ( punched card machine/perforator)
Pelubang kertas digunakan untuk melubangi pinggiran kertas agar dapat dimasukan dalam map snelhecter

4.      Mesin pemotong kertas (paper cuter/guillotine)
Mesin ini digunakan untuk memotong kertas sesuai dengan ukuran yang kita inginkan

5.      Mesin penghancur dokumen (shredden)

6.      Lemari arsip (filling cabinet)
Yaitu tempat meyimpan surat yang terdiri dari laci-laci secukupnya.

7.      Rak penyortir
Yaitu tempat arsip-arsip yang disortir sebelum dimasukan ke dalam folder masing-masing

C.  Teknik Penyimpanan Bukti Transaksi

Teknik penyimpanan bukti transaksi yang dapat dilakukan adalah :

1.      Sistem abjad (alphabetic system)
Yaitu sistem penyimpanan dokumen dan penemuan kembali berdasarkan abjad

2.      Sistem tanggal (chronological system)
Yaitu sisitem penyimpanan dokumen dan penemuan kembali berdasarkan hari, tanggal, bulan dan waktu.

3.      Sistem nomor (numeric system)
Yaitu sistem penyimpanan dokumen dan penemuan kembali berdasarkan nomor atau angka

4.      Sistem wilayah (geographic system)
Yaitu sistem penyimpanan dokumen dan penemuan kembali berdasarkan wilayah atau daerah.

D.  Pengelompokkan Bukti Transaksi

Pada bagian akuntansi bukti transaksi yan g sudah dicatat diarsipkan dengan pengelompokkan sebagai berikut.

1.      Kelompok dokumen penjualan kredit untuk arsip faktur penjualan

2.      Kelompok dokumen pembelian kredit untuk arsip faktur pembelian

3.      Kelompok dokumen penerimaan kas untuk arsip bukti transaksi penerimaan kas

4.      Kelompok dokumen pengeluaran kas untuk arsip bukti transaksi pengeluaran kas

5.      Kelompok dokumen memorial untuk arsip bukti transaksi lainnya

Sumber : Hendri Soemantri, 2007:42

Soal dan jawaban

Soal

1. Bagaimana cara menyimpan bukti transksi yang baik?
2. Sebutkan apa saja peralatan yang medukung penyimpanan bukti transaksi? Jelaskan !
3. Jelaskan apa perbedaan sistem tanggal dengan sistem nomor ?
4. Jelaskan cara pengelompokkan bukti transaksi yang sudah tercatat?
5. Seorang pegawai baru yang ditugasi pekerjaan dibidang akuntansi yang berhubungan dengan pencatatan transaksi perlu mengenal dan memahami lebih dahulu prosedur terjadinya setiap transaksi yng biasa dilakukan perusahaan temapat bekerja. Bagaimana tanggapan Anda atas pernyataan tersebut, setuju atau tidak? Jelaskan alasannya!

Jawaban

1.      Cara menyimpan bukti transaksi yang baik yaitu:

a.       Kelompokkan jenis bukti transaksi

b.      Urutkan tanggal transaksi. Mulailah dari tanggal yang termuda/nomor dikeluarkannya bukti transaksi.

c.       Apabila transaksi sering terjadi, pisahkan berdasarkan nama.

d.      Simpalanlah bukti-bukti tersebut dalam map, dan tulis judulnya pada halaman sampul untuk memudahkan dalam mencarinya.

e.       Simpan map tersebut dalam lemari arsip (filling cabinet)atau rak penyortir

f.       Bukti transaksi yang sudah tidak digunakan lagi dapat dipindahkan ke gudang arsip atau secara berangsur-angsur dimusnahkan.

2.      Peralatan yang mendukung penyimpanan bukti transaksi

a.    Mesin Penjilid
Mesin penjilid ini digunakan untuk menjilid dokumen

b.    Stapler (hecht machine stapler)
Alat ini tediri dari penjepret (stapler) dan pembuka isi stapler

c.    Pelubang Kertas ( punched card machine/perforator)
Pelubang kertas digunakan untuk melubangi pinggiran kertas agar dapat dimasukan dalam map snelhecter.

d.   Mesin pemotong kertas (paper cuter/guillotine)
Mesin ini digunakan untuk memotong kertas sesuai dengan ukuran yang kita inginkan.

e.    Mesin penghancur dokumen (shredden).

f.     Lemari arsip (filling cabinet)
Yaitu tempat meyimpan surat yang terdiri dari laci-laci secukupnya.

g.    Rak penyortir
Yaitu tempat arsip-arsip yang disortir sebelum dimasukan ke dalam folder masing-masing

3.      Sistem tanggal (chronological system) yaitu sisitem penyimpanan dokumen dan penemuan kembali berdasarkan hari, tanggal, bulan dan waktu sedangkan Sistem nomor (numeric system) yaitu sistem penyimpanan dokumen dan penemuan kembali berdasarkan nomor atau angka.

4.      Pengelompokkan bukti transaksi yang sudah tercatat

a.    Kelompok dokumen penjualan kredit untuk arsip faktur penjualan

b.    Kelompok dokumen pembelian kredit untuk arsip faktur pembelian

c.    Kelompok dokumen penerimaan kas untuk arsip bukti transaksi penerimaan kas

d.   Kelompok dokumen pengeluaran kas untuk arsip bukti transaksi pengeluaran kas

e.    Kelompok dokumen memorial untuk arsip bukti transaksi lainnya 

Read More

Cara Memverifikasi Dokumen Transaksi

A.    Analisis Bukti Transaksi

Bukti transaksi adalah dokumen-dokumen dasar transaksi , baik yang dibuat sendiri maupun yang berasal dari pihak luar, yang digunakan sebagai sumber pencatatan atau penyusunan laporan keuangan oleh suatu perusahaan.

Cara menganalisis bukti transaksi pada dasarnya meliputi kegiatan:

1. Identifikasi keabsahan fisik bukti transaksi ; menentukan pihak mana yang mengeluarkan serta meneliti kebenaran identitas fisik bukti transaksi yang bersangkutan

2.  Identifikasi transaksi dan meneliti apakah transaksi dilakukan sesuai prosedur yang telah ditetapkan yaitu dengan meneliti tanda tangan pihak-pihak yang terkait dengan terjadinya transaksi yang bersangkutan

3.   Menentukan kebenaran penghitungan nilai uang yaitu dengan meneliti penghitungan yang dilakukan dan kebenaran penerapan metode yang digunakan serta peraturan perpajakan yang berlaku.

Bukti transaksi yang telah dinyatakan absah baik secara formal maupun materil menjadi sumber pencatatan akuntansi. Sementara bukti transaksi yang telah dicatat  dijadikan sebagai dokumen pencatatan.

B.    Memverivikasi  Dokumen Transaksi

1.      Cara memverifikasi dokumen transaksi

Verifikasi atau analisis dokumen transaksi merupakan proses penentuan kebenaran dan keabsahan dokumen serta penentuan akun dan pengaruhnya terhadap akun yang lain. Dalam menganalisis dokumen/bukti transaksi keuangan dibutuhkan ketelitian yang tinggi. Dengan adanya analisis kita akan mengetahui kapan terjadinya transaksi, jatuh tempo pembayaran, dan pengaruhnya terhadap akun yang ada pada perusahaan serta keuntungan yang dapat kita peroleh dari transaksi tersebut.

Sebelum diproses lebih lanjut untuk dicatat dalam jurnal, bukti-bukti transaksi harus dianalisis kebenaran dan keabsahannya, karena tujuan dari analisis bukti transaksi adalah untuk memeriksa kebenaran dan keabsahan bukti transaksi dan semua informasi yang tercantum didalamnya.

Analisis bukti transaksi pada dasarnya meliputi kegiatan sebagai berikut :

a.   Identifikasi (penentuan) keabsahan fisik bukti transaksi, artinya menentukan pihak mana yang mengeluarkan (intern atau ekstern) serta meneliti kebenaran identitas fisik bukti transaksi yang bersangkutan.

b.  Identifikasi transaksi (siapa yang melakukan transaksi) dan meneliti apakah tansaksi dilakukan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan yaitu dengan meneliti tandatangan pihak-pihak yang terkait dengan terjadinya transaksi yang bersangkutan.

c. Menentukan kebenaran penghitungan nilai uang yaitu dengan meneliti penghitungan yang dilakukan dan kebenaran penerapan metode yang digunakan serta peraturan perpajakan yang berlaku (jika transaksi terkait dengan metode dan peraturan perpajakan).

d.   Menentukan akun-akun buku besar dan jumlah rupiah yang harus didebet dan dikredit sebagai akibat terjadinya transaksi.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menganalisa transaksi adalah sebagai berikut:

a.      Tentukan perkiraan apa saja yang dipengaruhi oleh transaksi tersebut

b.      Tentukan pengaruh penambahan dan pengurangan terhadap harta, utang, modal,    pendapatan dan beban.

c.       Tentukan debet/kredit dari akun yang bersangkutan.

d.       Tentukan jumlah yang harus didebet atau dikredit.

2.      Kebenaran bukti transaksi

Analisis kebenaran bukti transaksi, dimaksudkan untuk memeriksa kembali kebenaran perhitungan (perkalian, penjumlahan) dari data yang berupaangka-angka yang ada dalam bukti transaksi tersebut baik secara horizontal maupun vertikal.

Contoh:

             a.      Pemeriksaan perkalian angka horizontal, adalah perhitungan menyangkut                     perhitungan kembali perkalian antara banyak dengan harga satuan, yakni:

       2.500 kg x Rp. 2.400,00         = Rp. 6.000.000,00

        1.250 kg x Rp. 2.300,00        = Rp. 2.875.000,00

          350 kg x Rp. 2.900,00         = Rp. 1.015.000,00

        Jumlah                                         Rp. 9.890.000,00

             b.      Pemeriksaan perhitungan angka vertikal yaitu perhitungan angka-angka dari                 atas ke bawah, dengan menjumlahkannya:

             Rp. 6.000.000,00

             Rp. 2.875.000,00

             Rp. 1.015.000,00

                 Jumlah              Rp. 9.890.000,00

  3.      Keabsahan bukti transaksi

Analisis keabsahan dokumen transaksi dimaksudkan untuk mengidentifikasi kelengkapan data yang tercatat dalam bukti transaksi dan apakah telah memenuhi peraturan yang berlaku, misalnya peraturan bea materai dalam hal perjanjian dalam pembayaran sejumlah uang.

Contoh :

Bukti transaksi setidak-tidaknya harus ada data tetap (lihat faktur CV. Boga Murah):

a.    Tanggal terjadinya transaksi yaitu tanggal 10 November 1999

b.    Jumlah uang yaitu sejumlah Rp 9.890.000,00

c.    Pihak-pihak yang telibat dalam transaksi yaitu CV. Boga Murah dengan Koperasi PPPG Kejuruan Jakarta

d.    Adanya tandatangan yang berwenang memberikan otorisasi.

Dari analisis terhadap kebenaran dan keabsahan dokumen transaksi, maka     dokumen tersebut dapat diproses lebih lanjut.

4.      Penentuan Akun-akun Terkait

Seperti yang telah diketahui bahwa akun terdiri dari lima kelompok, yaitu akun harta, akun utang, akun modal, akun pendapatan, dan akun beban. Analisis bukti transaksi merupakan proses penentuan akun dan pengaruhnya terhadap akun yang lain. Untuk lebih jelasnya perhatikan contoh bukti transaksi berikut ini.

        a.    Analisis apabila kita berada diposisi Tuan Andy

Transaksi tersebut menyebabkan bertambahnya harta berupa kas yang disebabkan adanya pertambahan pendapatan sewa. Maka akun kas akan didebet dan akun pendapatan sewa akan dikredit.

Pengaruh akunnya dapat diilustrasikan sebagai berikut:

Kas
2012
Mar1 Sewa Rp.500.000

Pendapatan
			2012
			Mar1 Sewa Rp.500.000

b.     Analisis apabila kita berada diposisi Tuan Mirza

Transaksi tersebut menyebabkan berkurangnya harta berupa kas yang disebabkan adanya pembayaran untuk beban sewa. Maka akun kas akan dikredit dan akun beban sewa akan didebet.

Pengaruh akunnya dapat diilustrasikan sebagai berikut:

Kas
			2012
			Mar1 Sewa Rp. 500.000

Beban sewa
2012
Mar1 Sewa Rp.500.000

Sampai disini dulu sobat semoga bermanfaat. Jangan lupa komen yaa.....

Read More